Журнал входящих документов: какие поля нужны для контроля исполнения
В организацию пришло письмо с просьбой подготовить сведения к определённой дате. Письмо зарегистрировали, но срок остался только во вложении, а исполнитель узнал о поручении спустя несколько дней. Рабочий журнал помогает этого избежать, если из записи видно, кто отвечает за документ и что с ним нужно сделать.
Разделите регистрацию и контроль
Регистрация отвечает на вопрос «что и когда поступило?». Контроль отвечает на другой: «кто и к какому сроку должен сделать следующий шаг?». Документ, поступивший для сведения, можно зарегистрировать без поручения. Для письма, которое требует ответа, понадобится ещё несколько полей.
Чтобы спроектировать журнал, разберите типовые обращения за неделю. Отдельно отметьте письма, требующие ответа, документы для сведения и повторные поступления. Утвердите порядок работы с каждым типом: кто регистрирует, кто назначает исполнителя и где хранится исходный файл. Если в организации уже есть система электронного документооборота, используйте её как основной источник записей, чтобы не вести параллельные списки без необходимости.
Какие поля включить в рабочую запись
| Блок | Что указать |
|---|---|
| Регистрация | Дата поступления, входящий номер, отправитель, реквизиты исходного документа и краткая тема |
| Работа с документом | Исполнитель, действие, срок и состояние исполнения, если документ требует обработки |
| Результат | Дата исполнения, реквизиты ответа или ссылка на результат в системе |
Для краткой темы используйте формулировку, по которой коллега сможет найти запись, например «Запрос сведений о помещениях» вместо «Письмо». Доступ к исходнику и приложенным файлам настраивайте с учётом прав сотрудников. Если журнал видит весь отдел, не переносите туда сведения, которые нужны только исполнителю.
Как выглядит запись, по которой можно работать
В организацию поступил запрос сведений о свободных помещениях. В журнале фиксируют отправителя, дату поступления и реквизиты письма. Руководитель назначает исполнителя и уточняет результат: подготовить таблицу по установленной форме и передать её на согласование. В карточке появляются ответственный и срок подготовки.
Согласование и отправка могут выполняться разными сотрудниками. Если таблица только согласована, статус «ответ отправлен» будет преждевременным. Закрывайте запись по результату, который указан в поручении. Для отправленного ответа зафиксируйте его дату и реквизиты, чтобы позже найти подтверждение.
Проверьте, помогает ли журнал управлять сроками
Откройте несколько активных записей и попробуйте ответить без звонков коллегам: какие документы ждут назначения, у кого ближайший срок и какие ответы уже готовы, но ещё не отправлены? Если ответа нет, добавьте недостающее поле или договоритесь, кто обновляет статус.
Для системной работы с регистрацией, маршрутами и документами посмотрите курсы по документоведению и делопроизводству в Приволжском ЦДПО.
Поделиться:
Оставить заявку
Если у Вас возникли вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь прислать нам сообщение. Мы отвечаем в пределах 24 часов!
Вы всегда можете позвонить в методический отдел по тел.