Смена ответственного за ФИС ФРДО: что передать новому сотруднику
Ответственный за ФИС ФРДО уходит в отпуск, а через неделю учебный центр выдаёт документы новой группе. Замещающему сотруднику недостаточно знать, где лежат шаблоны. Ему нужно понять, какие сведения уже обработаны, какие ещё требуют действий и кто сможет подписать следующий файл.
Начните с ближайшего выпуска и открытых вопросов
Запишите, по каким направлениям организация передаёт сведения, какие документы ожидаются в ближайшее время и на каком этапе находится работа с каждым выпуском. Для уже отправленных файлов разделите три состояния: результат подтверждён, результат ещё проверяется, требуется исправление. Сохраните ссылки на рабочие записи и сообщения об обработке в доступном сотруднику внутреннем хранилище.
Например, документы двух групп уже выданы. По первой группе подтверждение получено, по второй две записи требуют уточнения. Если передать только фразу «обе группы отправлены», новый сотрудник может принять обе задачи за закрытые.
Соберите рабочий перечень передачи
| Что передать | Что проверить вместе |
|---|---|
| Журнал выдачи и шаблоны | Где лежат актуальные версии и как отличить их от архивных |
| Историю передач | По каким файлам есть подтверждение и где хранится результат обработки |
| Открытые вопросы | Кто уточняет сведения и какое действие нужно выполнить дальше |
| Ближайший выпуск | Когда будут готовы исходные данные, кто сверяет и кто подписывает файл |
Вместо пересылки копий с данными слушателей укажите, где находятся рабочие материалы и кому разрешён доступ. Это уменьшит риск, что новый сотрудник начнёт работать по устаревшему файлу.
Проверьте полномочия и способ передачи файла
Заранее выясните, какие права нужны новому ответственному и как их оформить. Проверьте, кто уполномочен подписывать файл на стороне организации, не передавая чужие пароли и ключи электронной подписи. Если часть работы выполняет внешний исполнитель, уточните рабочий канал связи и порядок уведомления о смене контактного лица.
Проведите короткую проверку на уже закрытом выпуске: попросите сотрудника найти журнал, сопоставить его с выгрузкой и показать, где видно результат обработки. Затем разберите один незакрытый вопрос, чтобы проверить, кто выполнит следующее действие.
Зафиксируйте момент передачи
В перечне укажите дату, нового ответственного и вопросы, по которым пока нужна помощь. Проверьте ближайшие сроки по применимому порядку работы с реестром, установленному постановлением Правительства РФ № 825. После первой самостоятельной передачи полезно вместе сверить результат и дописать шаги, которые пришлось уточнять.
Если учебному центру нужна помощь с регулярной передачей сведений, посмотрите условия сопровождения работы с ФИС ФРДО Приволжского ЦДПО.
Поделиться:
Оставить заявку
Если у Вас возникли вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь прислать нам сообщение. Мы отвечаем в пределах 24 часов!
Вы всегда можете позвонить в методический отдел по тел.