План-факт анализ бюджета учреждения: как объяснить отклонения
По итогам квартала учреждение потратило меньше, чем планировало. На первый взгляд это экономия. Но часть поставок могли перенести, а по одной из статей расходы уже превысили план. Чтобы увидеть разницу, сравните показатели по отдельным статьям и выясните, какие события стоят за цифрами.
Разберём, как собрать данные для план-факт анализа бюджета, рассчитать отклонения и подготовить пояснение для руководителя.
Как подготовить план и факт к сравнению
Для начала определите период и показатели. Если анализируете расходы за квартал, берите план и факт за один и тот же квартал. Годовой план можно вывести в отдельную колонку, чтобы видеть общий ориентир. Сравнение квартального факта с годовым планом отвечает на другой вопрос: какая доля годового объёма уже исполнена.
Запишите, какую версию плана используете: первоначальную или уточнённую. Для объяснения текущих отклонений удобно брать план с учётом согласованных изменений на дату отчёта. Первоначальный план пригодится отдельно, если нужно показать, как менялись ожидания в течение года.
Сверьте состав показателей. Если план составлен по оплатам, сравнивайте его с фактическими оплатами. Принятые обязательства полезно показать отдельно: они помогают понять, какие платежи ещё предстоят, но смешивать их с уже проведёнными выплатами не следует.
Как рассчитать отклонение: пример
В этом примере отклонение в рублях рассчитываем как факт минус план, а отклонение в процентах — как (факт минус план) / план × 100%. Для расходов положительное значение означает, что факт выше плана за выбранный период. При нулевом плане процент не рассчитывают: в отчёте можно указать сумму и пометку «расход не был запланирован».
| Статья расходов | План, ₽ | Факт, ₽ | Отклонение, ₽ | Отклонение, % |
|---|---|---|---|---|
| Закупка оборудования | 1 200 000 | 900 000 | −300 000 | −25% |
| Коммунальные услуги | 600 000 | 690 000 | +90 000 | +15% |
| Итого | 1 800 000 | 1 590 000 | −210 000 | −11,7% |
Общий факт ниже плана на 210 000 ₽. При этом по коммунальным услугам расходы выше плана на 90 000 ₽. Процент по итогу рассчитывается от общей суммы плана, а не как среднее двух процентов.
Как выяснить причины отклонений
Начните с тех статей, где отклонение существенно в рублях или в процентах. Затем задайте ответственному подразделению конкретный вопрос: что изменилось относительно плана?
- Срок. Если поставку оборудования перенесли на следующий квартал, снижение факта в текущем квартале ещё не означает экономии за год.
- Цена. Если вырос тариф на коммунальные услуги, сравните периоды его действия и оцените влияние на оставшиеся месяцы.
- Объём. Если увеличилось потребление, проверьте показания и обстоятельства: например, изменился ли режим работы здания.
- Данные. Если платёж попал в другую статью или отнесён к неверному периоду, сначала сверяйте учёт. Объяснять экономическую причину до исправления данных рано.
Одно отклонение может возникнуть сразу по нескольким причинам. Например, расходы на коммунальные услуги могли вырасти и из-за тарифа, и из-за потребления. Если разделить причины пока не удалось, укажите, какие документы или данные нужно получить для проверки.
Как оформить пояснение для руководителя
Хороший комментарий к статье расходов содержит три части: сумма, подтверждённая причина, следующее действие. Например: «Оплаты за оборудование ниже плана на 300 000 ₽. Поставка перенесена на октябрь, оплата в отчётном квартале не проводилась. Обновить прогноз платежей на следующий квартал».
В итоговую таблицу можно добавить колонки «Причина», «Действие» и «Ответственный». Так на следующей сверке будет видно, какие вопросы закрыты, а какие нужно проверить повторно.
Если вы готовите финансовые планы учреждения и хотите связать их с учётными данными, посмотрите программу «Организация финансово-бюджетного планирования» в Приволжском ЦДПО.
Поделиться:
Оставить заявку
Если у Вас возникли вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь прислать нам сообщение. Мы отвечаем в пределах 24 часов!
Вы всегда можете позвонить в методический отдел по тел.