Передача дел в школе: как составить карту задач для нового заместителя директора
Новый заместитель директора получил папку с документами и календарь мероприятий. Но из папки неясно, кто ждёт ответа по текущему вопросу и какие решения нужно принять на этой неделе. Для передачи дел полезнее короткая карта задач, по которой сотрудник сможет начать работу в первый день.
Выделите задачи ближайших двух недель
Сначала выпишите то, у чего есть срок или внешний участник: согласование расписания, запрос от учредителя, встреча с подрядчиком или подготовка материалов к совещанию. Рядом укажите состояние и следующий шаг. Запись «работа с расписанием» мало помогает. «Сверить предложенные замены с ответственными и представить итоговый вариант к пятнице» показывает, что нужно сделать.
Задачи без близкого срока вынесите в отдельный блок. Его можно обсудить после того, как новый сотрудник увидит ближайшие обязательства и поймёт, где нужна помощь руководителя.
Соберите карту передачи на одном листе
| Блок | Что передать | Что проверить вместе |
|---|---|---|
| Текущие задачи | Срок, состояние, ответственный и следующий шаг | Понятно ли, какие решения нельзя отложить |
| Регулярная работа | Календарь повторяющихся задач, шаблоны и порядок согласования | Можно ли найти материалы для ближайшего цикла |
| Документы и контакты | Место хранения актуальных версий и рабочие контакты | Кто подтверждает, что версия актуальна |
| Открытые вопросы | Что ещё не решено, кто принимает решение и какие сведения нужны | Есть ли дата следующего обсуждения |
Для каждой строки достаточно ссылки на рабочее место хранения и краткого пояснения. Если в локальных документах предусмотрен акт передачи дел, используйте карту как рабочий материал рядом с ним.
Проверьте доступы на реальных задачах
Откройте вместе один документ, найдите его актуальную версию и пройдите путь до следующего согласования. Если новый сотрудник не видит папку или не может отправить документ, запишите, кто и к какому сроку должен оформить доступ. Учётные записи и права настраивают отдельно; чужие пароли в карту передачи не включают.
Попросите сотрудника своими словами назвать первые три действия. Если он не может выбрать между двумя задачами с одинаковым сроком, уточните приоритет на месте.
Назначьте короткую встречу после первой недели
На встрече проверьте, что уже сделано, какие задачи оказались описаны не полностью и где понадобился доступ или дополнительное решение. Добавьте недостающие пояснения в карту. Она пригодится и при следующей передаче дел: к этому моменту у школы будет проверенный порядок, а не набор файлов, понятный только прежнему сотруднику.
Для развития навыков организации работы команды посмотрите курсы по менеджменту в образовании Приволжского ЦДПО.
Поделиться:
Оставить заявку
Если у Вас возникли вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь прислать нам сообщение. Мы отвечаем в пределах 24 часов!
Вы всегда можете позвонить в методический отдел по тел.