Как подготовить сведения для ФИС ФРДО: чек-лист для учебного центра

20 ноября 2025

---

После выпуска группы учебному центру нужно собрать сведения о выданных документах, сверить реквизиты и подготовить данные для передачи в ФИС ФРДО. Если одна таблица ведётся у методиста, а другая — у сотрудника, который оформляет документы, расхождения лучше найти до отправки.

Этот чек-лист поможет распределить работу в учебном центре, который реализует программы профессионального обучения (ПО) или дополнительного профессионального образования (ДПО).

Что учесть до заполнения файла

ФИС ФРДО — федеральный реестр сведений о документах об образовании и квалификации, а также документах об обучении. Правила формирования и ведения системы утверждены постановлением Правительства РФ от 31 мая 2021 года № 825.

Сначала определите, по какому направлению передаются сведения и какой вид документа фактически выдан. Для подготовки используйте шаблон и инструкции для нужного модуля. Старый файл может помочь найти исходные данные, но перед повторным использованием его структуру нужно сверить с актуальным шаблоном.

Как сверить сведения о выданных документах

Соберите рабочий список по журналу выдачи или другому внутреннему источнику учёта. Затем сопоставьте записи с документами, которые получили слушатели, и с материалами, на основании которых эти документы оформлены.

Проверьте следующие позиции:

• Слушатель. ФИО и другие предусмотренные формой сведения соответствуют подтверждённым исходным данным.
• Документ. Вид, серия, номер и дата выдачи сверены с выданным документом. Регистрационный номер и номер бланка, если они предусмотрены, стоят в своих полях.
• Программа. Наименование и другие характеристики программы взяты из документов учебного центра, а не из сокращённого названия для рекламы.
• Комплектность. На каждый документ, который нужно передать в этой выгрузке, есть запись. Возможные дубли проверены по журналу.

Например, если в Excel серия или номер хранятся как число, при открытии файла могут исчезнуть начальные нули. Сверьте значение с бланком и проверьте, как оно записано в файле для загрузки. Если два документа выглядят одинаково по части реквизитов, выясните причину по учёту, прежде чем удалять строку.

Как организовать передачу данных

Заранее назначьте ответственных за три задачи: подготовку списка, сверку данных и отправку с проверкой результата. В небольшой организации эти задачи может выполнять один человек. В таком случае полезно выделить время на повторную сверку файла перед отправкой.

Для каждой выгрузки зафиксируйте дату, направление, период выдачи документов, количество записей и результат обработки. Исходные документы и файлы со сведениями слушателей передавайте только по согласованному защищённому каналу. Для первого разговора с подрядчиком достаточно сообщить направление обучения и примерный объём: отправлять персональные данные через форму заявки не нужно.

Что делать, если система сообщает об ошибке

Сохраните сообщение об обработке и определите, к какой записи оно относится. Если проблема в реквизите, проверьте его по источнику; если в формате — сверяйтесь с требованиями к полю. Дальнейшие действия зависят от статуса записи: сначала выясните, была ли она принята, и только затем исправляйте её или отправляйте повторно по инструкции модуля.

В журнале выгрузок полезно отделять отправленные, принятые и требующие уточнения записи. По одному факту отправки нельзя понять, какие сведения ещё нужно обработать.

Как подготовить запрос на сопровождение

Опишите, работаете ли вы по ПО, ДПО или обоим направлениям, сколько документов обычно выдаёте и на каком этапе нужна помощь: сверка, подготовка файла, передача сведений или разбор ошибок. Так проще согласовать объём работ и определить, что остаётся в зоне ответственности учебного центра.

Условия сопровождения можно обсудить на странице услуги по заполнению ФИС ФРДО Приволжского ЦДПО.