Как описать кадровый процесс: пример на согласовании отпуска
Сотрудник уточнил даты отпуска у руководителя и решил, что вопрос закрыт. Кадровая служба узнала о договорённости позже, когда на те же даты уже запланировали другие отсутствия. Чтобы таких ситуаций было меньше, полезно описать, как информация о датах передаётся от сотрудника к руководителю и кадровой службе.
Возьмём один сценарий: сотрудник просит изменить ранее запланированные даты. На его примере разберём, как составить рабочую схему, которую можно использовать и для других кадровых процессов.
Определите начало процесса и его результат
Схема начинается с запроса на изменение дат и заканчивается, когда результат доведён до сотрудника, а сведения отражены в рабочих документах и системах организации по её установленному порядку. Устное согласие руководителя — один из шагов. Если на нём схема заканчивается, кадровая служба может не узнать, что даты нужно уточнить.
Укажите, где сотрудник подаёт запрос, кому он поступает и как можно узнать его статус. Начните с того, как процесс устроен сейчас. Сравните описание с несколькими реальными случаями: коллеги могут передавать запросы в системе, письмом или через руководителя, даже если внутри организации договорились об одном способе.
Уточните, что передаётся между участниками
| Участник | Что делает | Какой результат передаёт дальше |
|---|---|---|
| Сотрудник | Указывает плановые и предлагаемые даты | Запрос с достаточными сведениями для проверки |
| Руководитель подразделения | Оценивает, как изменение повлияет на работу команды | Позицию по датам или предложение обсудить альтернативу |
| Кадровая служба | Сверяет сведения и применимый порядок оформления | Результат проверки и дальнейшие действия |
Эта таблица описывает роли, а конкретные основания и документы зависят от ситуации. В рабочей схеме удобно отметить, где могут потребоваться дополнительные сведения или отдельное решение.
Опишите возвраты и исключения
Проверьте, что происходит, если руководитель не может подтвердить предложенные даты, сведения расходятся с графиком или ответственный отсутствует. В каждом случае ответьте на три вопроса: кто узнаёт о проблеме, у кого следующий шаг и где фиксируется результат. Например, если даты нужно уточнить, запрос возвращается сотруднику с конкретным вопросом и именем ответственного за дальнейшее согласование.
Не старайтесь описать все варианты на одной странице. В схеме оставьте обычный маршрут и часто повторяющиеся исключения, а для редких ситуаций укажите, к кому обращаться.
Проверьте схему до внедрения
Передайте её коллеге, который не участвовал в составлении, и предложите разобрать два примера: обычное изменение дат и запрос, в котором не хватает сведений. Если коллега не может определить следующего участника или место фиксации решения, уточните этот переход. После нескольких реальных обращений проверьте, уменьшилось ли число запросов, статус которых приходится выяснять вручную.
Подробнее об организации работы с кадровыми документами — на странице обучения кадровому делопроизводству Приволжского ЦДПО.
Поделиться:
Оставить заявку
Если у Вас возникли вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь прислать нам сообщение. Мы отвечаем в пределах 24 часов!
Вы всегда можете позвонить в методический отдел по тел.